個人情報の取扱について

■個人情報取扱に関する基本姿勢

弊社は、個人情報保護に関する法令を遵守し、その取扱及び保護等について、個人情報保護法の規定に基づき、下記のとおりご説明いたします。

1.お客様の個人情報の利用目的

① 物件情報を取引の相手方探索のために利用します。

② 物件情報をインターネット、チラシ等広告をするために利用します。

③ 物件情報を、取引の相手方探索のため指定流通機構の物件検索システム(レインズ)に登録する場合があります。なお契約後、指定流通機構(宅地建物取引業法により、国土交通大臣の指定を受けた機構。)に対し、成約情報(成約情報は、成約した物件の、物件概要、契約年月日、成約価格などの情報で、氏名は含みません。)を提供します。指定流通機構は、物件情報及び成約情報を指定流通機構の会員たる宅地建物取引業者や公的な団体に電子データや紙媒体で提供することなどの宅地建物取引業法に規定された指定流通機構の業務のために利用します。

④ 不動産の売買契約又は賃貸契約の相手方を探索すること及び売買、賃貸借、仲介、管理等の契約を締結し、契約に基づく役務を提供することに利用します。

⑤ 管理が伴う場合には、マンション等の管理組合で締結した管理委託契約業務履行のため利用します。

⑥ 上記①~⑤の業務に付随する、お客様にとって有用と思われる当社及び提携先のご案内や商品の発送、関連するアフターサービス、また、管理においてのメンテナンス等の業務に関するお知らせ等に利用します。

⑦ 宅地建物取引業法第49条に基づく帳簿及びその資料として保管します。

⑧ 不動産の売買、賃貸等に関する価格査定に利用します。価格査定に用いた成約情報は、宅地建物取引業法第34条の2第2項に規定する「意見の根拠」として仲介の依頼者に提供することがあります。

⑨ 下記「3.個人情報の第三者への提供」記載の第三者に提供します。

2.当社が保有している個人情報と利用目的

① 当社は、当社との不動産取引に伴い賃貸物件の入居希望者様・入居者様、売買物件の申込者様・購入者様、管理もしくは媒介の委託を受けた不動産の所有者その他権利者様から受領した申込書、契約書等に記載された個人情報、その他適正な手段で入手した個人情報を有しています。

② お客様との契約の履行、賃貸取引にあっては契約管理、売買取引にあっては契約後の管理・アフターサービス実施のため利用します。

③ 当社は、当社の他の不動産物件におけるサービスの紹介並びにお客様にとって有用と思われる当社提携先の商品・サービス等を紹介するためのダイレクトメールの発送等のために、お客様の個人情報のうち住所、氏名、電話番号、メールアドレスの情報を利用させていただきます。このための利用は、お客様からの申し出により取り止めます。

3.個人情報の第三者への提供

当社が保有する個人情報は、お客様との契約の履行、賃貸取引にあっては契約管理、売買取引にあっては契約後の管理・アフターサービスの実施のため、業務の内容に応じて、氏名、住所、電話番号、生年月日、職業、国籍、メールアドレス、不動産物件情報、成約情報を、書面、郵便物、電話、インターネット、電子メール、広告媒体等で次の①~⑪記載の第三者に提供されます。なお、お客様からの申出がありましたら、提供は停止いたします。

  • お客様から委託を受けた事項についての契約の相手方となる者、その見込者。
  • 他の宅地建物取引業者。
  • インターネット広告、その他広告の掲載事業者及び団体。
  • 指定流通機構(専属専任媒介契約、専任媒介契約が締結された場合には、宅地建物取引業法に基づき、指定流通機構への登録及び成約情報の通知が宅地建物取引業者に義務付けられます。)
  • 登記・評価に関する司法書士、土地家屋調査士、不動産鑑定士。
  • 融資等に関する金融機関関係。
  • 対象不動産について管理の必要がある場合における管理業者
  • 当社の管理が生じる場合は、管理委託契約の重要事項説明書に定める業務委託先及び管理費引き落としの際の振込先金融機関、管理組合役員
  • 入居希望者様の信用照会のための信用情報機関(必要な場合)。
  • 入居者様が賃料を滞納した場合の滞納取立者。
  • お客様にとって有用と思われる当社提携先。

4.個人情報の保護対策

① 当社の従業者に対して個人情報保護のための教育を定期的に行い、お客様の個人情報を厳重に管理いたします。

② 当社のデータベース等に対する必要な安全管理措置を実施いたします。

5.個人情報処理の外部委託

当社が保有する個人データの扱いの全部又は一部について外部委託をするときは、必要な契約を締結し、適切な管理・監督を行います。

6.個人情報の共同利用

お客様の個人情報(3.個人情報の第三者への提供に定める項目)を共同利用する際には、個人情報保護法に定める別途必要な処置を講じます。なお、個人データを共同して利用する共同利用者は、当社の兄弟会社である日本法人HJアセット・マネージメント株式会社、および当社子会社であるシンガポール法人HJ REAL ESTATE PTE. LTDとします。

7.個人情報の開示請求及び訂正、利用の停止等の申出及び取扱に関する苦情

お客様より、個人情報取扱に関する各種お問合せ及びご相談の窓口は次のとおりです。

 

犯罪による収益の移転防止に関する確認

マネーロンダリング等を防止するための「犯罪による収益の移転防止に関する法律」が2013年4月1日に改正施行されました。これにより宅地建物取引業者において、以下内容の取引時確認が義務づけられることになりました。弊社では、不動産の売買契約の締結に際して、以下内容の取引時確認の手続きをさせていただきます。

1.取引時確認

不動産の売買契約の締結に際して、お客様の本人特定事項、取引を行う目的、職業又は事業の内容、法人のお客様の場合は実質的支配者の確認等を実施させていただきます。

  • 本人特定事項:お客様が個人の場合は氏名、住所、生年月日を、法人の場合は名称と本店等の所在地を次の方法で確認させていただきます。

《お客様が個人の場合》

・運転免許証、パスポート、各種健康保険証、外国人登録証明書等の本人確認書類の提示を受けて確認させていただきます。

・お客様が代理人を立てて取引をする場合は、委任状(お客様本人署名、実印捺印のもの)の確認及びお客様と代理人双方の確認をさせていただきます。

《お客様が法人の場合》

・お客様である法人と、実際に取引を担当される方の双方の確認をさせていだだきます。

・実際に取引を担当される方の確認はお客様が個人である場合と同様です。

・お客様である法人については、登記事項証明書、印鑑証明書等の提示を受けて確認させていただきます。

(注)お客様が国・地方公共団体等である場合には、実際に取引をなさるご担当者の本人特定事項のみを確認させていただきます。

② 取引を行う目的:お客様の取引を行う目的をお客様から申告していただくことで確認させていただきます。

③ 職業又は事業の内容:お客様が個人の場合は職業(例:会社員、公務員、個人事業主等)を、法人の場合は事業の内容(例:製造業、建設業、金融業等)を次の方法で確認させていただきます。

《お客様が個人の場合》

・お客様から申告していただくことで確認させていただきます。

《お客様が法人の場合》

・法人の登記事項証明書等により確認させていただきます。

  • 実質的支配者の有無:お客様が法人の場合は、法人の実質的支配者(法人の議決権の25%超の議決権を有している者等)の有無、及びその実質的支配者の本人特定事項をお客様から申告していただくことで確認させていただきます。

 

2.あらかじめご了承いただきたい事項

① 取引時確認ができない場合には、ご契約手続ができない場合があります。

  • ご提示あるいはご送付いただいた本人確認書類は、原則としてそのコピーを弊社で保管させていただきます。
  • 犯罪収益移転防止法では、お客様が取引時確認に係る事項を偽ることを禁止しており、お客様に本人特定事項の隠蔽の目的があって違反した場合には、1年以下の懲役若しくは100万円以下の罰金が科され、又はこれらが併科されます。

 

3.特定業者の免責事項

犯罪収益移転防止法では、特定業者はお客様が取引時確認に応じない場合には応じるまでの間、取引に係る義務の履行を拒むことができることとし、免責規定を設けております。よって、お客様が取引時確認に応じない間、お客様は特定業者に契約上の義務の履行を要求できません。

 

4.犯罪収益移転防止法に基づく個人情報の取扱

犯罪収益移転防止法に基づき当社が知り得たお客様の個人情報は、本法令が要請する目的以外には使用することはありません。

以上